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Lean Organisation: come eliminare
gli 8 sprechi
(Produzione e Servizi)
Uno dei concetti chiave nel
sistema della Lean Organisation ruota attorno al concetto di spreco (in
giapponese “muda”). Il tema della razionalizzazione organizzativa e
dell’efficienza affonda le radici nel pensiero organizzativo, tuttavia
il contributo delle logiche lean ha arricchito in maniera assai preziosa
gli strumenti concettuali ed operativi per tradurre un'intenzione
ambiziosa in un sapere pratico e concreto alla portata di tutte le
persone, ruoli ed organizzazioni.
Spesso quando si parla di
miglioramento organizzativo vengono in mente vari strumenti e la
tendenza è nel ricercarne sempre di nuovi, in realtà il passaggio
fondamentale è rappresentato dal riconoscimento degli sprechi ovvero la
“diagnosi”, quindi per eliminare gli sprechi bisogna prima di tutto
saperli individuare. In questo la schematizzazione del pensiero lean
apporta un grande valore aggiunto rispetto alle metodiche tradizionali.
Vediamo i concetti chiave
che possono essere applicati in qualsiasi organizzazione sia essa
produttiva o di servizi partendo dall’assunto che….
"Spreco è ogni attività o
processo che aggiunge costi ma distrugge valore ”
1. Sovrapproduzione
La sovrapproduzione si verifica quando un’azienda produce più di
quanto richiede il cliente esterno o interno. Così ci potrebbe essere la
produzione di prodotti o servizi per i quali non esistono ordini o
richieste esplicite e magari non sincronizzate con il momento giusto di
consegna. Questo è il peggiore degli sprechi in quanto ha un effetto a
cascata ed anche moltiplicatore di tutti gli altri sprechi. La
sovrapproduzione, inoltre, fa aumentare i difetti e gli impatti sui
costi di immagazzinamento, con allungamento dei processi, attese
prolungate, movimentazioni inutili e probabili costi logistici.
2. Giacenze
Le giacenze sono le quantità di parti necessarie per la
fabbricazione di un prodotto o per la generazione di un servizio, sia
esso un prodotto finito o dei semi-lavorati in stock. Quando questi
elementi non sono utilizzati o non possono essere utilizzati, si occupa
solo dello spazio prezioso e per giunta questi possono diventare
obsoleti oppure togliere spazio nei magazzini, negli armadi, negli
uffici, nei server, nei budget, etc.. ovvero ad altri elementi o parti
dell’organizzazione dove potrebbero essere più utili per conseguire i
reali fini attesi dai clienti. Le aziende competitive si assicurano
attraverso l’utilizzo di specifiche fonti di dati un controllo sulle
giacenze in modo che il denaro non sia sprecato in materiali
indesiderati o risorse non necessarie.
3. Difetti
I difetti producono scarti, ri-lavorazioni e/o ri-elaborazioni come
conseguenza di prodotti difettosi che richiedono la necessità di essere
smaltiti e attivano ulteriori processi non necessari e soprattutto
costosi. I difetti sono causati da una cattiva gestione o da processi di
fabbricazione inadeguati, ovvero il risultato di un errore umano, di
guasti o di entrambi. Le rilavorazioni assorbono ulteriore tempo e
quindi aumentano il costo del prodotto finito. Le rilavorazioni o la
smaltimento di questi errori generano dei costi e degli sprechi di
risorse e possono avere un impatto anche significativo sui profitti
aziendali.
4. Attese
Ogni attività in un processo organizzativo dipende dai processi che
avvengono a monte ed a valle. Se gli operatori, le attrezzature, le
informazioni o i materiali non sono sincronizzati possono ritardare un
intero processo, in ogni caso per uno o più di questi motivi, il tempo
risulta sprecato e il costo di produzione o erogazione di un servizio
aumenterà ulteriormente i costi, talora con impatti significativi sulla
redditività.
5. Trasporti
Il movimento inutile di informazioni, prodotti, materiali,
componenti e prodotti finiti da un posto ad un altro genera sprechi di
tempo, risorse e denaro. Trasporti inutili sono di solito associati con
il movimento inutile, con danni e anche per la perdita di prodotti o
servizi. Anche i sistemi cartacei o informatici per monitorare queste
movimentazioni rappresentano degli sprechi.
6. Movimenti
Movimenti inutili del personale che muovendosi nell’area di lavoro o
al di fuori di essa sprecano tempo e disperdono sforzi utilizzabili in
altri modi a maggior valore aggiunto. Tutto il movimento inutile può
essere causato da carenze di procedure e/o nelle prassi operative,
processi standard con limitata progettazione o debolezza nei layout
dell'area di lavoro.
7. Sovraprocessi
Sovraprocessi significa adottare delle fasi non necessarie durante
un determinato processo sia esso produttivo o di altra natura:
amministrativo, di marketing, di vendite, di acquisti, di gestione
risorse umane, ecc.. Questo può voler dire, anche se può sembrare
paradossale, la realizzazione di qualità superiore al necessario, della
serie: “il cliente non vuole pagare ciò che non percepisce…!” Ciò può
essere dovuto al cattivo funzionamento di attrezzature, errori nelle
rilavorazioni, processi inefficaci, limitata o eccessiva comunicazione,
in opposizione alle richieste dei clienti, talora i clienti interni
possono concorrere nel complicare ulteriormente un determinato processo.
8. Sotto-utilizzo delle
risorse umane
Non utilizzare adeguatamente le conoscenze e le capacità del
personale è uno dei maggiori sprechi sia a livello operativo, sia di
management. Non valorizzare le competenze e le idee delle persone
significa perdere delle opportunità di miglioramento e delle occasioni
di apprendimento, questo avviene semplicemente non ascoltando. Il
personale per rendere efficaci ed efficienti i processi deve essere
parte integrante di essi. Utilizzare a pieno questo punto può concorrere
ad eliminare tutti gli altri sette sprechi, inoltre favorire questo
impegno contribuirà a migliorare i processi ed a sviluppare
continuamente la motivazione delle persone.
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